Das renommierte Familienunternehmen „Flemings Hotels“ hat sich im hart umkämpften Hotelmarkt in Top-City-Lagen positioniert. In der Kernstrategie der Marke spielt die Digitalisierung eine zentrale Rolle, was sich unter anderem in der Umstellung auf Self-Check-in-Systeme in den Mittelklassehotels manifestiert. Diese innovative Ausrichtung erforderte eine effiziente, benutzerfreundliche und digitale Lösung für die Gepäckaufbewahrung – ein Service, der es den Gästen ermöglicht, ihre Zeit im Hotel oder in der Stadt unabhängig von den Check-in-Zeiten optimal zu nutzen. Bisher wurde dieser Service an den Standorten Frankfurt-Central, Frankfurt Main-Riverside und Wuppertal-Central erfolgreich integriert.

Die Herausforderung: Digitale Lösung für traditionelle Prozesse.

Diese strategisch angestrebte Digitalisierung brachte die Herausforderung mit sich, eine geeignete Gepäckaufbewahrungslösung zu finden, die nicht nur das Gästeerlebnis verbessert, sondern auch zuverlässig funktioniert und für die Mitarbeiter:innen einfach zu handhaben ist, falls ein Gast Hilfe benötigt. Der Bedarf an einer intuitiven, bargeldlosen und prozessoptimierten Lösung führte bei gezielter, die Kriterien von Flemings Hotels berücksichtigender, online-Suche letztendlich zu Variocube.

Die Entscheidung für Variocube: Eine Kombination aus Funktionalität und Professionalität.

Variocube hat sich aufgrund der  herausragenden Eigenschaften wie Benutzerfreundlichkeit, bargeldlose Zahlungsmöglichkeiten und die große Auswahl an Modulen mit vielen verschiedenen Abteilgrößen, die perfekt auf die Bedürfnisse der Flemings Hotels abgestimmt sind, durchgesetzt. Ausschlaggebend waren auch die durchweg professionellen Gespräche und der Support während der gesamten Projektphase, von der Angebotserstellung bis zur endgültigen Implementierung, die das Vertrauen in das Produkt und das Unternehmen stärkten.

„Variocube ist das beste Produkt in den für uns wichtigen Features wie leicht verständlicher Prozess, bargeldloses Bezahlen, verschiedene Abteilgrößen und letztendlich im Preis-Leistungs-Verhältnis“, bestätigt Herr Zimmermann, der Leiter Zentraleinkauf von Flemings Hotels.

Zuverlässigkeit und Integration des bestehenden Bezahldienstleisters im Fokus.

Die Zuverlässigkeit des Systems und des gewählten Partners stand von Anfang an im Mittelpunkt – hier konnte das Variocube-Team voll überzeugen: „Die Verlässlichkeit war von Anfang an ein wichtiges Kriterium, z.B. bei der Angebotserstellung, bei Änderungswünschen und auch bei der Umsetzung. Das ist in der heutigen Zeit keine Selbstverständlichkeit“. Ein weiterer kritischer Punkt war die Integration des Bezahlprozesses mit dem bestehenden Partner, der einer intensiven Abstimmung bedurfte, um eine reibungslose und zufriedenstellende Lösung zu gewährleisten. Nun können die Gäste direkt vor Ort an einem Kartenterminal bezahlen und Flemings Hotels hat alle Transaktionen in der gewohnten Umgebung und keine zusätzlichen Kosten oder Mehraufwand.

Klare Prozessdefinition und Schulungen geben Mitarbeiter:innen Sicherheit, wenn Hilfe von Nöten ist.

Die Einführung der Variocube Mietschließfachanlagen an den ersten drei Standorten der Flemings Hotels führte zu einer kompletten Neuorganisation der Abläufe, da das Thema automatisierte Gepäckaufbewahrung Neuland war. Durch gezielte Schulungen wurde das Personal auf die Bedienung der „Standalone“-Lösung vorbereitet: „Wichtig ist hier, dass wir den Kolleginnen und Kollegen vor Ort Hilfestellung geben, falls Probleme auftauchen und wie Lösungen aussehen können. Das gibt Sicherheit“.

SafeCube ist anpassungsfähig und ermöglicht eine individuelle Preisgestaltung.

Die schlüsselfertige Softwarelösung für Tagesgepäck „SafeCube“ von Variocube kann mit geringem Aufwand in Betrieb genommen werden. Jeder Betreiber kann in der Administrationsoberfläche selbstständig individuelle Preise pro Fachgröße oder Pauschalpreise festlegen und jederzeit ändern. Dies gibt den Betreibern die notwendige Flexibilität bei der Preisgestaltung. Anschaffungs- und Betriebskosten können so schnell amortisiert werden. Flemings Hotels setzt dabei auf individuelle Preise je nach gewählter Fachgröße & Buchungsdauer. Bezahlt wird bequem per Karte am Zahlungsterminal.

Erweiterter Service & Zeit für das Wesentliche:

Nicht nur das Serviceangebot wurde erweitert, auch das Personal hat mehr Zeit für die Gäste. „Die Anlage entlastet unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zu Spitzenzeiten mit der Gepäckannahme so beschäftigt waren, dass sie zu wenig Zeit für die eigentliche Interaktion mit unseren Gästen hatten. Jetzt haben unsere Flemings Hosts wieder Zeit für das Wesentliche: Fragen beantworten oder beim Einchecken helfen“.  zeigt sich Herr Zimmerman zufrieden.

Ungenutzte Flächen zu Profit-Centern umwandeln.

Die Umwandlung der oft ungenutzten öffentlichen Bereiche in gewinnbringende Flächen eröffne neue Umsatzmöglichkeiten, heißt es im Interview: „Es verwandelt die bisherige Fläche im öffentlichen Bereich in ein Umsatz- und Profit-Tool und ermöglicht uns, die Fläche sinnvoll zu nutzen“.  Die strategische Platzierung der Anlagen in den Hotellobbys gewährleistet eine optimale Erreichbarkeit für die Gäste, das Gepäck ist bei An- und Abreise schnell verstaut und mit wenig Aufwand immer griffbereit. Außerdem können die Flemings Hosts den Gästen bei Bedarf jederzeit behilflich sein.

Variable Schrankmodule, integriertes Kartenterminal und individuelles Design.

Den Projektverantwortlichen der Fleming Hotels war es wichtig, einen möglichst großen Fächermix zu erreichen, um die unterschiedlichen Gepäckgrößen optimal unterbringen zu können. Hier kann das Variocube ProLine Schranksystem seine Stärken ausspielen. Der Kunde hat die Wahl zwischen 34 Einzelmodulen, die individuell zu einer Gesamtanlage zusammengestellt werden können. Zudem fügt sich die Anlage durch eine passende Folierung im Flemings-Design ideal in das Gesamtbild der Lobby ein, um nicht als Fremdkörper in den stylischen Public-Spaces zu wirken. Ein zentraler Punkt war, ein leicht zu bedienendes Bezahlterminal in die Anlage zu integrieren, um den Nutzer:innen die Buchung so einfach und unkompliziert wie möglich zu machen.

Akzeptanz und Umsetzung des Systems.

Die Resonanz auf das System ist je nach Standort und Gästeklientel unterschiedlich. Während es im Hotel am Frankfurter Hauptbahnhof mit 400 Zimmern, hoher Frequenz und internationalem Publikum sehr gut angenommen wird, wird es an anderen Standorten weniger häufig genutzt. „Wir haben sehr positive Erfahrungen mit Variocube als Unternehmen gemacht. Der Servicegedanke ist sehr gut. Das Produkt funktioniert nahezu fehlerfrei. Wir sind sehr zufrieden.“ fügt Herr Zimmermann abschließend hinzu.